Comment choisir sa conciergerie ?

En tant qu’hébergeur, vous envisagez de recourir à une conciergerie. Soit en amont de votre projet de location saisonnière car c’est le mode de gestion qui vous correspond ; soit en cours de route, une fois lancé.e, car vous manquez de temps ou de compétences pour déléguer certaines tâches. Vous êtes prêt.e à payer un tiers pour vous aider. La conciergerie peut constituer une bonne option. Mais sur quels critères la choisir ? Revue pas à pas.

Faites connaissance

Les échanges débutent.

Par quel canal avez-vous connu la conciergerie ? Bouche à oreille, réseaux sociaux, prospection de sa part ? Depuis quand existe-t-elle ? A-t-elle un secteur géographique de prédilection ? Combien et quels types de biens a-t-elle en portefeuille et comment sont-ils sélectionnés ?
Cherchez également à comprendre le segment de clientèle auquel elle s’adresse, tant du côté des propriétaires que du côté des vacanciers. Vise-t-elle plutôt des résidents, des clients nationaux ou internationaux ? A-t-elle un vivier de prestataires fiables en cas d’intervention urgente (ex : un plombier si le lave-vaisselle décide de tomber en panne un samedi après-midi avec des clients exigeants).

Quelles prestations attendez-vous ?

Les conciergeries interviennent à trois niveaux principaux pour les propriétaires.

Le premier bloc de services est relatif à la commercialisation du bien pour trouver des clients. Parmi les fondamentaux figurent la prise de photos, la rédaction d’une ou plusieurs annonces, la publication sur les plateformes de réservation mais aussi l’établissement de contrats de location ou l’encaissement de cautions. Il faut qu’elle ait une bonne connaissance de la tarification dynamique et du marché local. Vos revenus en dépendent. 

Le second type de prestations est lié à l’exploitation de l’hébergement. La conciergerie s’occupe alors en direct ou en sous-traitance de la blanchisserie, du ménage, du pisciniste, du jardinage, etc. Il vaut mieux qu’elle soit rigoureuse pour inspecter votre bien dans les moindres recoins et bien organisée pour coordonner les différents intervenants. L’exploitation peut inclure la maintenance du bien : suivi des travaux, réassort de certains éléments usagés ou cassés (ex : vaisselle), etc. La satisfaction client en dépend.

Enfin, le troisième volet est celui de l’intendance. Votre prestataire prend en charge les arrivées et les sorties (états des lieux, inventaire, etc). Ici, le service client est clé.

Les conciergeries peuvent intervenir sur un 4ème métier plus méconnu, cette fois directement pour le vacancier : l’organisation d’activités. Tel voyageur aura besoin de réserver des excursions à distance ; tel autre voudra que ses courses soient livrées le jour de son arrivée ; tel client voudra un massage etc.

Pour aborder sereinement la discussion avec les conciergeries avec lesquelles vous envisagez de collaborer, faites-le point sur vos besoins. Avez-vous besoin de quelqu’un à qui déléguer les entrées et sorties ? Attendez-vous de votre prestataire qu’il vende uniquement des nuitées ou souhaitez-vous une gestion externalisée de bout en bout ? Cherchez-vous simplement un service de blanchisserie ? A vous de voir ce qui vous convient le mieux !

Quel type de contrat ?

Quelle est la durée du contrat ?

Y a-t-il une clause d’exclusivité – signifiant que vous ne travaillez qu’avec ce prestataire – ou pas du tout ?

L’exclusivité a des avantages et des inconvénients : en ne travaillant qu’avec une conciergerie, surtout sur le volet commercialisation, celle-ci est entièrement et pleinement responsable de ses bons et mauvais résultats. Le revers de la médaille est que vous confiez votre bien à un seul prestataire.

Y a-t-il un loyer garanti ? Certaines entreprises vous assurent un revenu que la location de vacances soit vacante ou non.

Comment la conciergerie se rémunère-t-elle ?

Comme toute entreprise, la conciergerie a un mode de rémunération dont vous devez discuter. Trois types de rémunération sont généralement proposés :

• A la commission : quand la conciergerie intervient sur la commercialisation de votre bien, elle se rémunère sur les ventes. Elle joue alors le rôle d’apporteur d’affaires : plus vos revenus augmentent, plus elle gagne sa vie. Mais quel est le taux de commission ? Cette dernière vient généralement en plus des frais des sites de réservation alors faites vos calculs !
  
  
  
• A la carte : plutôt valable pour l’intendance, la conciergerie vous propose une grille horaire ou unitaire pour chaque check-in, check-out, mise en place des lits, installation de bouquets de fleurs, etc. Les horaires tardifs et les frais de déplacement sont facturés.
  
  
  
• Plus rarement, un forfait mensuel.

Les rémunérations peuvent être combinées en fonction de vos besoins.

La conciergerie est-elle en règle ?

Bien que l’activité de conciergerie soit relativement peu réglementée, certaines prestations sont encadrées. Elles nécessitent notamment d’être en possession d’une carte d’agent immobilier. C’est le cas des conciergeries qui encaissent les réservations ou les cautions par exemple.

Notez également que si la conciergerie vend des activités touristiques à vos clients, elle doit être immatriculée en tant qu’agent de voyages auprès d’Atout France. Si elle n’effectue que les réservations auprès des excursionnistes, masseurs, chefs à domicile etc, cela n’est pas indispensable.

Quel est son mode de fonctionnement ?

Ce sont des questions d’ordre pratique : qui sera votre interlocuteur au quotidien ? Pour les conciergeries qui assurent la commercialisation, un reporting d’activité est-il réalisé ? A quel rythme ? Qui a la main sur votre calendrier de réservation ? Jusqu’à quelle heure les arrivées sont-elles assurées, notamment en cas de retard d’avion ? Pour celles qui encaissent, quel est le rythme des virements financiers ? Tentez aussi d’évaluer sa réactivité. 

On espère que cet article vous aura aidé ! Si tel est le cas, n’hésitez pas à le partager !